Regler för sekretess

Huvudregeln enligt sekretesslagen är att inkomna och upprättade handlingar utan dröjsmål ska registreras.

Detta är en bestämmelse som hänger samman med tryckfrihetsförordningens krav på öppenhet. Rätten gäller för alla, svenskar och utländska medborgare att ta del av allmänna, offentliga handlingar hos myndigheter och förvaltningar. Varje nämnd registrerar sina handlingar och du hittar de registrerade ärendena/handlingarna i diariumet för respektive nämnd. Där får du uppgift om datum då handlingen kom in eller upprättades, diarienummer eller annan beteckning som handlingen fått, från vem handlingen har kommit in till eller till vem den har skickats till samt en kort beskrivning av handlingens innehåll.

Varje nämnd är en kommunal myndighet. Detta innebär att meddelanden som skickas till dessa blir allmänna handlingar, som kan komma att lämnas ut enligt offentlighetsprincipen (kap 2 Om allmänna handlingars offentlighet i Tryckfrihetsförordningen) om inte uppgifterna omfattas av sekretess enligt sekretesslagen.

Att tänka på är att all din egen korrespondens som t.ex. brev, e-post eller fax med kommunen blir en allmän handling som kan läsas av andra. Du kan inte kringgå offentlighetsprincipen genom att skicka ett brev som rör en kommunal fråga till tjänstemän eller förtroendevalda politiker på deras hemadresser. De är ändå skyldiga att se till att din skrivelse diarieförs hos kommunens registrator, eller om du skriver "hemligt", "förtroligt" eller "konfidentiellt" på skrivelsen så blir det ändå inte sekretessbelagt, om inte lagen medger det.

I personuppgiftsförordningen gäller särskilda regler som möjliggör för kommunerna att i viss utsträckning, utan samtycke, på Internet lägga ut uppgifter avseende de kommunala diarierna samt kallelser till nämndssammanträden och kungörelser inför fullmäktigesammanträdena. Även justerade nämnd- och fullmäktigeprotokoll får publiceras enligt dessa regler.

Läs mer om personuppgiftsombud och behandling av personuppgifter